Как да организираш фирмено парти и тиймбилдинг

Разликата между събитие, което екипът коментира на другия ден, и такова, което забравят до края на седмицата, рядко е в бюджета. Обикновено е в подредбата: кое кога се случва и колко време заема.

1. Определете целта

Награждаване, сплотяване след тежка година, посрещане на нови хора или просто благодарност. Целта решава формата. Тиймбилдинг с активности и коледно парти с вечеря са различни събития и смесването им обикновено не работи: активностите изморяват, а после никой няма настроение за парти.

Запишете целта в едно изречение и я дръжте пред себе си. Всяко следващо решение се проверява спрямо нея.

2. Бюджет по приоритет

Разпределете по важност за преживяването, не поравно. Най-голяма възвръщаемост обикновено дават храната, музиката и осветлението. Декорът е на по-задна позиция, отколкото изглежда при планирането, защото гостите помнят как се е усещала вечерта, а не какви са били центърпийсите.

За конкретните числа при музиката вижте колко струва жива банда за корпоративно събитие.

3. Локация

Проверете три неща, преди да се влюбите в залата:

• Има ли място за сцена и техника и къде е токът
• Какъв е таванът за силата на звука и до колко часа може музика
• Има ли зона, в която да се говори, без да се крещи

Липсата на трета зона проваля повече събития, отколкото лошата храна. Ако цялата зала е дансинг, хората, които искат да си говорят, излизат навън и вечерта се разполовява.

4. Програма и тайминг

Напишете вечерта по часове и след това махнете половината от официалната част. Най-честата грешка е програмата да е претоварена в началото, когато хората още пристигат, и празна към края, когато настроението е най-високо.

Примерна рамка за вечер от 19:00 до 01:00: посрещане и коктейл до 20:00, кратка официална част до 20:20, вечеря до 21:30, живо изпълнение от 21:30 до 23:30 с кратка пауза, после музика до края.

Оставете въздух между модулите, но не повече от пет минути. Дългите паузи са по-опасни от закъсненията.

5. Музика

Музиката управлява енергията на вечерта: дискретна при посрещането, по-плътна по време на вечерята, на пълни обороти след официалната част. Един изпълнител, който покрива всички тези фази, спестява координация и мъртво време между тях.

Дали да е банда, DJ или двете заедно е разписано в отделно сравнение. Ако събитието е коледно, вижте и идеите за фирмено коледно парти.

6. Комуникация преди събитието

Поканата върши повече работа, отколкото изглежда. Ако хората знаят какво ги чака, идват подготвени и с нагласа. Дрескод, начален час, транспорт и кратко описание на вечерта са достатъчни.

Изпратете напомняне два-три дни преди. Присъствието се вдига осезаемо.

7. Резервен план

Дъжд при открита локация, закъснял кетъринг, техника, която не работи. Уговорете предварително кой взима решенията на място, обикновено един човек от вашата страна и един от страна на изпълнителите. Когато нещо се обърка, липсата на решаващ човек струва повече от самия проблем.

8. След събитието

Съберете снимките и ги споделете до два-три дни, докато емоцията е жива. Попитайте няколко души какво им е харесало и какво не. Следващата година ще знаете откъде да започнете, вместо да започвате от нулата.

Ако търсите изпълнител за вечерта, вижте как работим на корпоративни събития.